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Mittwoch, 12 Februar 2020 10:00

Microsoft Probleme beim Übermitteln von PDF/A- Dokumenten in beA

Microsoft Probleme beim Übermitteln von PDF/A- Dokumenten in beA

Seit 1.1.2020 gilt nun in Schleswig-Holstein die Nutzungspflicht für das Anwaltspostfach beA in der Arbeitsgerichtbarkeit.
Nun haben einige Kanzleien eine Nachricht der Gerichte erhalten, dass die eingereichten Dokumente nicht den Anforderungen an das Format PDF/A entsprechen und somit abgelehnt wurden.

Nach intensiver Analyse durch den NoRA Support haben wir festgestellt, dass dieses Problem innerhalb von Microsoft Office besteht. In unserem Fall lag die Ursache an der Schriftart „Verdana“.
Wir haben unser Analyseergebnis direkt mit dem zuständigen Support – Team von Microsoft besprochen und Microsoft hat das Verhalten in deren Umgebung nachgestellt und bestätigt. Microsoft hat dieses Verhalten als Fehler in der Software eingestuft und wird mit einem der nächsten Updates eine Fehlerbeseitigung bereitstellen.
Seitens der NoRA empfehlen wir daher, innerhalb der Kanzleien Regelungen für regelmäßige Updates einzuführen, damit dieser Fehler auch bei Ihnen beseitigt wird. Wann Microsoft ein entsprechendes Update bereitstellt, können wir nicht beeinflussen.
Derzeit können wir das Problem mit der Schriftart Verdana bestätigen, ob noch weitere Schriftarten betroffen sind, können wir zurzeit nicht ausschließen.

Für temporär betroffene Kanzleien empfehlen wir daher folgende Möglichkeiten, um PDF/A konforme Dokumente über beA zu übermitteln.
Die erste Möglichkeit besteht darin, die Schriftart „Verdana“ zu meiden und sämtliche Vorlagen anzupassen. Bei einer Überprüfung haben wir festgestellt, dass Sie z.B. bei den Schriftarten Arial und Times New Roman auf der sicheren Seite sind, diese werden PDF/A konform eingebettet.

Alternativ empfehlen wir Ihnen die Möglichkeit, über das Programm Kofax Power PDF Advanced Dokumente, die per beA versendet werden, erst in PDF/A zu konvertieren und dann in der NoRA zur Akte zu speichern. Bei unseren Tests wurden die fehlerhaften Dokumente mit Verdana Schriften dann korrekt in PDF/A konvertiert.

Ihr NoRA Team

Letzte Änderung am Mittwoch, 12 Februar 2020 10:10
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